Petit cours introductif au poste de log-admin

Allo allo, ici la terre. Ci-dessous les taches usuelles du log-admin. Rien de poétique, d'extraordinaire ni d'amusant à l'horizon... pour ceux qui connaissent, n'hesitez pas à sauter ce passage :-). Pour les autres, cela vous permettra peut-être de vous imaginer mieux à quoi la journée classique ressemble concrètement. Pour l'instant, après une semaine, je découvre encore, alors je m'excuse par avance si ma vision semblera peut-être encore un peu "basique".

Le matin, on commence par demander au gardien d'allumer le générateur sinon, pas de connexion internet et pas d'ordinateur.
Peu après que le doux ronronnement du générateur arrive enfin à nos oreilles, on entend des clic clic clic dans les onduleurs/régulateurs de courant : ça y est.
L'assistante admin et l'assistant log sont là, fidèles au poste. On travaille tous les trois dans le même bureau, tandis que l'autre bureau est pour l'équipe "programmes" ou projets.

L'assistant log me fait signer dès le matin puis toute la journée des bons de sortie de stock sur lesquels figurent des listes d'articles hétéroclytes (en anglais bien sûr) pour des constructions de puits, des ateliers de sensibilisation à l'hygiène et autre mises en place de latrine. Mon rôle pour cette partie là est juste de vérifier que la liste est correctement remplie, et dans un monde idéal (et/ou informatisé) je devrais pouvoir vérifier qu'on a bien chaque article en stock. Pour l'instant je ne peux pas encore le faire mais je ne perds pas espoir, c'est l'objectif prioritaire que j'ai donné à l'assistant. Il me fait signer aussi des bons de commandes qui vont déboucher sur des achats. Sur les bons de commandes, en tant qu'administrateur je dois vérifier pas mal de choses : le demandeur, le projet, le code budgétaire, la description, tout cela doit etre bien clair et conforme aux règles et aux prévisions de dépense. Si tout est OK et si le budget permet de faire cet achat, alors je signe. En tant que logisticien, je valide aussi le prix approximatif et le choix du fournisseur et j'autorise donc l'achat. L'assistant logistique peut alors demander à l'assistante admin l'argent correspondant à cet achat, et sortir en ville effectuer l'achat. En ville malheureusement il y a peu de boutiques et peu de marge de négociation, donc pour lui il n'y a pas beaucoup d'imprévus. Ce qui est dur c'est de trouver les articles dans les magasins car ils ne vendent pas de tout. Une fois l'achat effectué, il prend la facture et revient voir l'assistante admin qui l'enregistre et annule l'avance qu'elle lui avait faite.
Sinon l'assistant logistique s'occupe dans une bonne partie de sa journée de planifier les transports en répartissant intelligemment les 4-5 véhicules + les 2-3 camions + les 10 motos de la base chaque jour ou chaque semaine. Comme les activités de construction changent sans cesse à cause d'imprévus divers et variés, les transports doivent sans cesse s'adapter, et les sorties de stock doivent suivre le mouvement. L'assistant logistique doit s'occuper aussi de faire réparer les véhicules de la base (constamment en panne les uns après les autres). Hier on a changé le klakson de l'un des 4x4 et il y a tout le temps des révisions à faire effectuer. Si un bateau arrive avec des containers qui nous sont destinés, l'assistant s'occupe de tout pour l'arrivée des matériaux, et il va sur le port recruter les travailleurs journaliers pour charger et decharger dans le petit camion que nous louons pour l'occasion.
La partie logistique comporte aussi tout l'aspect choix des fournisseurs mais pour l'instant je n'ai pas eu à travailler là-dessus. Bientôt peut-être pour aller évaluer des fournisseurs en côte d'ivoire.

De son côté, l'assistante admin, dont le role principal est d'enregistrer les ecritures comptables, me fait signer tout au long de la journée des papiers de toutes sortes, demande de congés, autorisation de paiement de frais de déplacements, autorisation de paiement d'un fournisseur, feuilles de salaire, reçus de paiements, factures sur lesquelles je dois indiquer "bon à payer" si je suis d'accord avec le paiement (sachant que la plupart du temps le paiement est déjà fait...). Mon rôle en tant qu'administrateur est de sans cesse vérifier que le montant payé était bien le montant prévu et que tous les papiers sont bien cohérents entre eux. Comme on gère des budgets de plusieurs centaines de milliers d'euros par an, cela fait pas mal de vérifications à faire... Parfois elle me demande de l'argent pour ses deux caisses (la boite bleue, en dollars libériens et/ou la boite rouge, en dollars américains). En tant qu'administrateur, je suis la seule personne à avoir les clés du coffre. Je m'eclipse donc discrètement dans ma chambre pour y ouvrir une porte dérobée qui donne sur le coffre fort. Je m'assois par terre, car le coffre est au ras du sol entouré de ciment, j'ouvre la porte à l'aide du code et de la clé, et je prépare les coupures qu'elle demande. Je remplis le cahier du coffre en recomptant bien deux fois tout, je referme, et je retourne au bureau. Alors nous fermons la porte pour recompter ensemble les billets, elles les met dans sa caisse, on remplit le cahier de caisse, on rouvre la porte du bureau, et c'est reparti. En tant qu'administrateur, je dois m'assurer que la base a l'argent dont elle a besoin pour fonctionner. Pour cela il faut comprendre et bien avoir en tête toutes les prévisions de dépenses dans les mois à venir et c'est là que les tableaux croisés dynamiques sont bien utiles dans excel.
Les personnes se succèdent dans le bureau pour recevoir l'argent qu'elle leur donne patiemment après avoir vérifié que j'ai bien signé. Elle navigue avec une grande agilité parmi tous ces documents qui se ressemblent comme deux gouttes d'eau. Et on n'oublie pas le tampon de l'ONG bien sûr. Parfois lorsqu'on a épuisé notre stock de dollars libériens, on prend quelques centaines de dollars américains et on va en ville pour les changer. Comme il n'y a pas de banque, on va dans une simple boutique qui a pas mal de chiffre d'affaire et il nous donne le change. Il faut encore tout compter car souvent il y a des erreurs dans les liasses de billets.
Le soir après qu'elle a fini de saisir toutes les lignes comptables dans excel, on compte l'argent des deux caisses et on signe ensemble le cahier.
De mon côté une fois par mois je dois compter l'argent du coffre et vérifier qu'il n'y a pas d'erreur.
Sinon, comme pour tous les comptables, en début de mois on cloture la comptabilité du mois qui vient de se terminer : on vérifie tout et on met tous les mouvements dans un petit logiciel. C'est ce que nous allons finir de faire demain.
La partie admin c'est aussi de vérifier le contenu de tous les contrats avec les fournisseurs, contrats d'achat, contrats de construction, contrats de location, contrats d'embauche, cette partie là est très variée et nécessite une bonne rigueur pour ne rien laisser au hasard. En fonction du type de contrat et du montant du contrat les documents à préparer ne sont pas les mêmes, et l'administrateur et le logisticien (que je suis) sont là pour tout vérifier.

Tout cela ne serait pas peut-être pas très drôle sans les interactions permanentes, dans la bonne humeur, avec toutes les autres personnes de la base : l'équipe programme bien sur, et aussi les chauffeurs, les mecanos, les techniciens, les gardiens, les formateurs, les fournisseurs, les transporteurs, les autres ONG, les autorités, les nations unies, les sous-traitants, le cuisinier, la femme de menage, le plombier, l'electricien, le gestionnaire de stock, les interimaires, les délégués du personnel, les collegues de Monrovia, et aussi par programmes interposés, les villages de la région. C'est pour ces 5 dernieres lignes que les journées ne se ressemblent pas et passent très vite.